Teaming Up with AI: Redefining Human-AI Collaboration at Work
「これ、AIでできるかも？」
こんにちは！ヒラヤマでインターンをしている、慶應義塾大学2年の高橋理緒です。
私は、普段の生活でよくAIを活用しています。大学のレポート作成や研究はもちろん、趣味や毎日のちょっとした相談まで、用途に合わせていくつかのAIサービスを使い分けています。
たとえば、文章を作ったりアイデアを出したりするときは「ChatGPT」、長い文章を要約したりデザインの試作をしたりするときは「Claude」、そして深い調べ物をしたりプログラミングをしたりするときは「Gemini」というように、それぞれの得意分野に合わせて「道具」を選ぶ感覚で使いこなしています。
そんな中、ヒラヤマの業務で、毎朝メールで届くデータを一つひとつ発注書の形式に書き写す作業があることを知りました。それを見て、「この作業にもAIを組み込めるのでは？」と考えました。
そこで今回、Google AppscriptというGoogleのツールと、Gemini APIというAIの技術を組み合わせて、メールの内容を自動で読み取り、必要な情報を発注書のフォーマットへ自動で入力する仕組みを作ってみました。
業務上のデータを扱うため、セキュリティのしっかりした法人向けの環境を使い、AIが作った書類は必ず最後に人間が内容をチェックする流れにしています。
「情報の読み取りや書き写しといった、得意な作業はAIに任せ、最終的な判断は人間が行う」。この役割分担を大切にすることで、実際の現場でも安心して使える形を目指しました。
大学生活では当たり前のように使っているAIですが、働く場所が変われば、まだまだ活躍できる場面がたくさんあるのだと実感しています。
今回は、自分の日常的なAIの使い方を少しだけ業務に取り入れてみましたが、これからも仕事の様子を観察しながら、「ここでもAIが役に立ちそう！」というアイデアを形にしていきたいです。
I use AI pretty often in my everyday life. Whether I’m working on university assignments and research or just asking for advice about my hobbies and daily life, I switch between several AI tools depending on what I want to do.
For example, I tend to use ChatGPT for writing and brainstorming, Claude for summarizing long texts or creating design prototypes, and Gemini for deeper research and programming. I think of them as different “tools,” each with its own strengths, and choose the one that best fits the task.
While working at Hirayama, I learned that there was a daily task where information received by email each morning had to be checked one by one and manually transferred into a purchase order format.
When I saw the process, my first thought was, “Couldn’t we use AI for this too?”
So, I decided to give it a try!
I built a system using Google Apps Script together with the Gemini API. The system automatically reads the contents of incoming emails, extracts the necessary information, and enters it into the correct fields of a purchase order.
Because the system handles business-related data, I also made sure to use a secure, corporate-grade environment. And rather than leaving everything up to AI, the final document is always reviewed by a person before it is used.
The idea is simple: let AI handle the tasks it is good at, such as reading, extracting, and transferring information, while leaving the final decisions to people.
By keeping this balance in mind, I wanted to create something that could actually be used safely and practically in a real workplace.
AI has already become such a natural part of my university life, but this project made me realize that there are still so many opportunities to make use of it once you step into a different working environment.
This time, I simply brought a little bit of the way I normally use AI into my internship. Going forward, I’d love to keep observing how things are done at work and turn more of those “AI might be useful here!” moments into something real!